Gelen kutusu ayarları ve otomatik kapatma
On this page
Görüşmeyi kapatmak temsilcinin kararıdır ve yanıt göndermek bir görüşmeyi kapatmaz. Ekibinizin yanıt verdiği ama müşterinin bir daha dönmediği görüşmelerin açık yığını büyütmemesi için Gelen Kutusu ayarlarından otomatik kapatma kuralı açabilirsiniz. Bu makale kuralı nasıl açacağınızı ve tam olarak hangi görüşmeleri kapattığını anlatır.
- Gelen Kutusu ayarlarıOtomatik kapatmayı açın
- Canlı sohbet ayarlarıCanlı sohbetin kendi zaman aşımları
- Gelen kutusuKapanan görüşmeleri Kapalı bölümünde bulun
Sayfaya ulaşma
Sol menüde Ayarlar simgesine tıklayın, açılan panelde Ayarlar klasöründen Gelen Kutusu satırını seçin (Ayarlar › Ayarlar › Gelen Kutusu). Bu sayfa yönetim alanının parçasıdır; açmak için yönetici yetkisi gerekir.
Sayfada iki kart vardır: Görüşmeleri otomatik kapat ve Canlı sohbetin kendi zaman aşımları var.
Otomatik kapatmayı açma
- Anahtarı açın — Görüşmeleri otomatik kapat kartındaki anahtarı açın. Kural cümlesindeki kutuya önerilen süre olarak 48 yazılır.
- Süreyi belirleyin — "Müşteri … saattir yanıt vermediyse görüşmeyi kapat." cümlesindeki kutuya saat cinsinden süreyi yazın. En az 1 saattir.
- Kaydedin — Sayfanın sağ üstündeki Değişiklikleri kaydet düğmesine basın. Düğme yalnız bir değişiklik yaptığınızda etkinleşir.
Kuralı kapatmak için anahtarı kapatıp yeniden kaydedin. Yeni bir çalışma alanında kural kapalı başlar.
Hangi görüşmeler kapanır
Kural yalnız "sıra müşteride" olan görüşmelere işler. Bir görüşmenin kapanması için hepsi birden geçerli olmalıdır:
- Görüşmeye ekibinizden biri, temsilci ya da BLE AI, en az bir mesaj yazmış olmalı.
- Son mesaj ekibinizden gelmiş olmalı; müşteri o mesajdan sonra yazmamış olmalı.
- Ekibinizin son mesajının üzerinden ayarladığınız süre geçmiş olmalı.
- Görüşme açık ya da beklemede olmalı. Kapalı, kilitli ve spam görüşmelere dokunulmaz.
- Görüşme ertelenmiş olmamalı. Ertelenmiş görüşmeler erteleme süresi bitene kadar kapatılmaz.
Son mesaj müşteriden geliyorsa görüşme hiçbir zaman otomatik kapanmaz: sıra hâlâ sizdedir. Dahili not, etiket, atama ya da durum değişikliği bir yanıt sayılmaz; sayacı ne başlatır ne de sıfırlar.
Nasıl çalışır
- Denetim 15 dakikada bir yapılır; yani görüşme süre dolduktan en geç 15 dakika sonra kapanır.
- Kapanan görüşme çalışma alanınızın varsayılan kapalı durumuna alınır ve Kapalı bölümüne geçer. Görüşme silinmez.
- Görüşmenin akışına "Otomatik kapatıldı — … saattir yanıt yok" satırı eklenir; kararı kimin verdiği ve eşik ortadadır.
- Müşteri aynı görüşmeye yeniden yazdığında görüşme yeniden açılır.
- Otomatik kapanan görüşmeler BLE AI'ın çözdüğü görüşmeler arasında sayılmaz.
- Kuralı ilk açtığınızda koşulları sağlayan eski görüşmeler de kapanır. Sayıları çoksa kapatma her denetimde en çok 200 görüşmelik gruplar hâlinde ilerler.
Örnek
Süreyi 48 saat yaptınız. Temsilciniz pazartesi 10.00'da müşteriye yanıt verdi. Müşteri dönmezse görüşme çarşamba 10.00'dan sonraki ilk denetimde kapanır. Müşteri salı günü yazarsa sıra size geçer ve sayaç durur; temsilciniz yeniden yanıt verdiğinde sayaç o andan itibaren yeniden başlar.
Canlı sohbetin kendi zaman aşımları
Web sitenizdeki canlı sohbette sessizleşen sohbet saatler içinde değil dakikalar içinde pasif işaretlenir ve arşivlenir. Bu kural bu sayfada değil, canlı sohbet ayarlarındadır; kartındaki Canlı sohbet zaman aşımları bağlantısı sizi oraya götürür. Ayrıntılar için Web sitenize canlı sohbet ekleme makalesine bakın.
Elle kapatma
Temsilciler bir görüşmeyi istedikleri an üst şeritteki durum düğmesiyle kapatabilir. Yanıt kutusunda durum seçici yoktur; kapalı ya da beklemedeki bir görüşmeye yanıt yazmak onu yeniden açar. Ayrıntılar: Görüşmeleri atama, kapatma ve erteleme.
Sık sorulanlar
Kural açık ama bir görüşme kapanmadı. Neden?
En sık sebepler: son mesaj müşteriden geliyordur, ekibiniz görüşmeye hiç mesaj yazmamıştır (yalnız not bırakılmıştır), görüşme ertelenmiştir ya da kilitlidir. Ayarı açıp Değişiklikleri kaydete basmayı unutmadığınızdan da emin olun.
Otomatik kapanan görüşmeleri nerede bulurum?
Gelen kutusunun Kapalı ve Tümü bölümlerinde. Görüşmeyi açtığınızda akıştaki "Otomatik kapatıldı" satırı nedenini gösterir.