Aynı kişinin kayıtlarını birleştirme

Aynı müşteri size hem WhatsApp'tan hem e-postadan yazdığında CRM'de iki ayrı kayıt oluşabilir. CRM bu kayıtları kendiliğinden birleştirmez; aynı telefonu ya da e-postayı taşıyan kayıtları size önerir, karar sizindir. Bu makale önerilerin nereden geldiğini, birleştirmenin nasıl yapıldığını ve mesajda paylaşılan bir numarayı tek tıkla kayda eklemeyi anlatır.

• MüşterilerListede iki kaydı seçip birleştirin
• Müşteri profiliKişi bilgileri bölümü
• Kanallar arası kişi akışıBirleşen kişinin kanal konuşmaları

Neden otomatik birleştirme yok?

Bir aile ya da şirket aynı telefonu, bir ekip aynı kurumsal e-postayı paylaşabilir. Yanlış bir birleştirme iki farklı müşterinin görüşme geçmişini birbirine karıştırır ve geri alınamaz. Bu yüzden CRM yalnız öneride bulunur, birleştirmeyi siz onaylarsınız.

Eşleşme nasıl bulunur?

• Telefon: numaraların son 9 hanesi karşılaştırılır. Böylece 0532…, +90 532… ve WhatsApp'ın gönderdiği biçim aynı numara sayılır.
• E-posta: yalnız gerçek adresler karşılaştırılır. Sistemin kanal kişileri ve widget ziyaretçileri için ürettiği iç adresler eşleşmeye girmez.

Bir kişinin hem telefonu hem e-postası başka bir kayıtla eşleşirse telefon eşleşmesi öne alınır.

Öneri nerede görünür?

Müşteri profilindeki ve görüşmenin Ayrıntılar panelindeki Kişi bilgileri bölümünün en üstünde bir şerit belirir: "Bu telefon numarası … kaydında da var" ya da "Bu e-posta adresi … kaydında da var". Birden fazla aday varsa yanına "(+2 kayıt daha)" gibi bir ek düşer; en fazla beş aday gösterilir. Şeridin Birleştir düğmesi karşılaştırma penceresini açar.

Birleştirme adımları

1. Pencereyi açın — Şeritteki Birleştir'e basın. Bu iki kayıt birleştirilsin mi? penceresinde iki kayıt yan yana, e-posta, telefon, kanallar ve görüşme sayısıyla görünür.
2. Kalacak kaydı seçin — Korumak istediğiniz kartta Bu kayıt kalsın'ı işaretleyin. Varsayılan olarak öbür kayıt (aday) seçili gelir; yalnız ekrandaki kişinin e-postası varken adayınki yoksa ekrandaki kişi seçilir.
3. Onaylayın — Birleştir'e basın. Vazgeçmek için Şimdi değil.

Birleştirmenin başka yolları da vardır:

• Müşteri listesinde tam iki kişiyi işaretleyip işlem çubuğundaki Birleştir'e basmak (aynı karşılaştırma penceresi açılır).
• Profildeki Eylemler menüsünden ya da listedeki satır menüsünden Başka bir kullanıcıyla birleştir'i seçmek. Bu yolda Birleştirilecek hedef kullanıcı alanından kalacak kaydı seçersiniz; üzerinde çalıştığınız kayıt silinir ve verileri seçtiğiniz kayda taşınır.

Kalan kayda neler taşınır?

• Görüşmeler → Tüm görüşmeler kalan kişiye geçer. İki kişinin mesaj kanalı konuşmaları tek konuşmada toplanır: açık olan (ikisi de açıksa kalan kişininki), yoksa en son hareket gören konuşma kalır; öbürünün mesajları, etiketleri, fırsatları ve görevleri ona taşınır.
• Kanallar → WhatsApp, Instagram, Telegram gibi kanal kimlikleri kalan kişiye bağlanır; ona iki kanaldan da yazabilirsiniz.
• Künye → Kalan kaydın boş alanları (ad, telefon, fotoğraf, ülke, dil gibi) silinen kayıttan doldurulur. Dolu alanlar değişmez.
• E-postalar → Silinen kaydın gerçek e-posta adresleri kalan kayda ikincil adres olarak eklenir.
• Notlar, etiketler, segmentler → Taşınır; iki kayıtta ortak olanlar tek kez kalır.
• Öznitelikler → Kalan kayıtta boş olan öznitelikler taşınır; çakışmada kalan kaydın değeri geçerlidir.
• Fırsatlar ve görevler → Kalan kişiye bağlanır.
• Web geçmişi ve onaylar → Oturumlar, sayfa ziyaretleri ve iletişim onayı kayıtları taşınır.

Silinen kayda daha önce gönderilmiş destek portalı giriş bağlantıları geçersiz olur. Birleştirmeyi bir görüşmenin içinden yaptıysanız ve ekrandaki konuşma öbür konuşmaya katıldıysa CRM sizi kalan konuşmaya götürür.

Mesajda paylaşılan telefonu ya da e-postayı kaydetme

Müşteri mesajında bir telefon numarası ya da e-posta paylaştığında bunu elle kopyalamanız gerekmez.

• Mesaj balonunda: Müşterinin mesajındaki numara ya da adres vurgulanır. Üzerine tıklayıp Telefon olarak kaydet ya da E-posta olarak kaydet'i seçin. Değer zaten kayıttaysa menüde "Bu müşterinin kaydında zaten var" yazar; Kopyala her zaman kullanılabilir.
• Kişi bilgileri bölümünde: Mesajda paylaşılanlar listesi, müşterinin son 90 gündeki mesajlarında geçen ve henüz kayda girmemiş numara ve adresleri gösterir. Yanındaki Kaydet'e basmanız yeterlidir. Değer başka bir kişide de kayıtlıysa altında "… kaydında da var" yazar.

Kaydettiğiniz numara ya da adres başka bir kayıtla eşleşirse karşılaştırma penceresi hemen açılır; birleştirmek zorunda değilsiniz. Kaydettiğiniz e-posta başka bir kişinin birincil adresiyse bu kişiye ikincil adres olarak eklenir ve ekran bunu size söyler.

İlgili makaleler

• Müşteri profili
• Müşteri listesi ve segmentler
• Bir kişiye farklı kanallardan yazma
• Ekip üyeleri, roller ve yetkiler