Canale e-mail
Il canale email collega l’indirizzo di supporto che i tuoi clienti inseriscono al tuo CRM: ogni email che arriva a questo indirizzo apre una richiesta, e la tua risposta viene inviata al cliente come email.
In questa pagina
Il canale email collega l'indirizzo di supporto che i tuoi clienti inseriscono al CRM: ogni email che arriva a questo indirizzo apre un ticket, la tua risposta va al cliente come email e le risposte del cliente vengono aggiunte allo stesso ticket.
- L'E-mail della classeAggiungere e gestire i canali email
- Invio emailSpecificare gli indirizzi a cui devono essere inviate le risposte.
- Posta in arrivoRichieste effettuate via e-mail
Schermo
Dal menu a sinistra Impostazioni › Email in arrivo Aprire la linea (richiede privilegi di amministratore). La pagina "Email" che si apre ha due schede: "Posta in arrivo" gestisce le caselle di posta, e "Posta in uscita" gestisce le impostazioni di invio. Ogni riga nella lista " " Canali di posta " ". " nella scheda Posta in arrivo è un canale; si possono eseguire più canali contemporaneamente.
Se non vengono aggiunti canali, le e-mail inviate al tuo indirizzo di supporto non raggiungeranno il pannello.
Tipi di canale
Quando si aggiunge un nuovo canale, ci sono quattro opzioni nel campo "Come deve arrivare l'email a noi?":
| Metodo | Quando | Cosa ti viene richiesto |
|---|---|---|
| La tua Blesyum Mailbox | Se stai usando Blesyum Mail | Seleziona solo la casella |
| Altra cassetta postale (IMAP) | Un Gmail, Outlook o una casella presso la tua compagnia di hosting | Server, crittografia, nome utente e password |
| Regola in entrata Mailgun | Se ricevi la tua posta tramite Mailgun, | Chiave di firma Webhook |
| Indirizzo privato (API) | Se si desidera instradare la posta dal proprio server o da un'altra applicazione | No, ti hanno dato un indirizzo segreto. |
Il tipo di canale viene selezionato quando si crea da solo. Aggiungi un nuovo canale per cambiare il tipo di Blesium Mailbox.
Allegare Blesium Mailbox
- Aggiungi canale — Premere il pulsante "Aggiungi canale"; si aprirà il pannello "Nuovo canale di posta" sulla destra, e l'opzione Blesium Mail sarà selezionata per impostazione predefinita.
- Assegna un nome — Il campo "Nome" appare solo in questa pagina; serve a distinguere i tuoi canali (ad es.
destek@firmam.com). - Seleziona cassetta postale — Selezionare una cassetta postale dall'elenco. Non chiedere l'indirizzo del server o la password. Le caselle collegate a un altro canale vengono visualizzate nell'elenco, ma non possono essere selezionate.
- Imposta il comportamento — seleziona le due chiavi nella sezione " Cosa deve fare l ' email qui? " e premi il pulsante " Salva ".
Il pannello ti dirà se il tuo spazio di lavoro non ha un abbonamento a Blesium Mail o se non hai ancora una casella di posta in Blesium Mail. Per prima cosa creare la casella in Blesium Mail o utilizzare IMAP.
Altra cassetta postale (IMAP)
- Server IMAP: Ad esempio,
imap.gmail.com. - Crittografia: «TLS (porta 993)» o «STARTTLS (porta 143)». Connessione non crittografata non supportata.
- Porta: Se lasciato vuoto, verrà utilizzata la porta predefinita della crittografia selezionata.
- Nome utente e Password: In Gmail e Outlook, si tratta di una password dell'applicazione, non della password dell'account. Se si lascia vuoto il campo password durante la modifica, la password esistente verrà conservata.
- Cartella: Quale cartella monitorare; se vuota, la posta in arrivo viene monitorata.
Dopo il salvataggio, è possibile testare immediatamente la connessione con " Test Connection " dal menu della riga; il risultato apparirà come notifica. La casella di posta viene controllata circa ogni minuto e la riga indica l'ora dell'"ultimo controllo".
Mailgun e indirizzo privato
Mailgun richiede una "Chiave di firma Webhook " (Mailgun → Impostazioni → Webhooks); qualsiasi richiesta senza questa chiave verrà rifiutata. Dopo aver salvato, aprire l'opzione "Indirizzo Posta in arrivo" dal menu della riga e copiarlo ed incollarlo nella regola della posta in arrivo di Mailgun.
Nell'opzione indirizzo privato, ti viene dato un indirizzo segreto; tutto ciò che viene inviato a esso diventa una richiesta. L'indirizzo viene ottenuto nuovamente dalla voce "Indirizzo in entrata" nel menu della riga.
Conserva questi indirizzi come password. La voce di menu "Aggiorna indirizzo" invalida immediatamente il vecchio indirizzo; le e-mail in arrivo vengono perse fino a quando non si incolla il nuovo al proprio provider.
Come gestire la posta in arrivo
- Aprire una nuova richiesta → Un'email che non corrisponde a una richiesta aperta apre una nuova richiesta.
- Aggiungere risposte alla richiesta → Un'email di risposta a una richiesta esistente viene aggiunta come risposta a tale richiesta.
Se entrambi i tasti sono chiusi, la riga dirà "non fa nulla — entrambi i tasti si chiudono". Inoltre:
- Il mittente viene abbinato a un cliente esistente in base all'indirizzo e-mail; altrimenti viene aperto un nuovo record del cliente. Se il nome della persona è vuoto, viene usato il nome visualizzato nel messaggio di posta elettronica.
- Se la stessa email arriva due volte, viene elaborata una sola volta.
- I file allegati vengono rilasciati come allegati al messaggio (massimo 10 allegati per email); le immagini nel corpo, ad esempio i loghi della firma, vengono visualizzate al loro posto.
- Puoi visualizzare la versione originale di un messaggio di posta elettronica selezionando "Mostra e-mail originale" nel menu del messaggio di posta elettronico.
La rosette di stato sulla linea mostra lo stato del canale: "Ricezione", "In pausa" o "Errore". Se c'è un errore, scrive il motivo in rosso sotto la riga. "Stop" nel menu interrompe la ricezione ma conserva le informazioni registrate; "Cancella" rimuove il canale, le richieste esistenti non vengono influenzate.
Email in uscita
Le tue risposte saranno inviate secondo le impostazioni nella scheda Posta in uscita:
- Metodo email in uscita: Normalmente, le e-mail vengono inviate. L'opzione "Invia" è solo per la prova; nessuna e-mail viene inviata ai clienti quando selezionata.
- Nome mittente: Il nome che viene visualizzato accanto all'indirizzo, ad esempio "Acme Destek".
- Indirizzo mittente: Non può essere cambiato qui; viene dalle impostazioni del pannello del kernel.
Su accounts.blesyum.com per inviare dal proprio indirizzo. Impostazioni › Invio di e-mail Definisci e verifica il tuo indirizzo con "Aggiungi mittente" nella scheda, quindi assegnalo alla riga Help Desk nella sezione "Assegnazioni articoli". Se non viene preso alcun appuntamento, la posta va all'"indirizzo Blesium": il nome della tua azienda, le risposte ti vengono restituite.
Solo i mittenti definiti con il tuo server SMTP o Mailgun possono essere assegnati al CRM. Altri provider appaiono non selezionabili nell'elenco con una nota "Impossibile portare la corrispondenza di risposta" perché non trasportano le informazioni che corrisponderebbero alla risposta alla richiesta corretta.
Domande frequenti
Nessuna email ai clienti
Innanzitutto, assicurarsi che l'opzione Invia non sia selezionata nella scheda Output. Se hai assegnato il tuo mittente, controlla che lo stato nel pannello del kernel sia "Ready to use".
Il canale IMAP mostra «Errore»
Leggere il testo di errore sulla riga e correggere le informazioni con l'opzione di menu "Modifica". In Gmail e Outlook è necessaria una password dell'applicazione anziché una password dell'account.