Die drei häufigsten Fehler bei der Umstellung auf e-Documents
Der Übergang zur elektronischen Rechnungsstellung mag wie eine technische Aufgabe erscheinen, die wahre Herausforderung liegt jedoch darin, sich von der Gewohnheit der Verwendung von Papier zu lösen.
1. Schemavalidierung nach der Übermittlung durchführen
Wird das an die IRB gesendete Dokument abgelehnt, beginnt der Prozess von vorne. Die Verifizierung sollte vor der Übermittlung erfolgen; den Benutzer während der Vorbereitung des Dokuments über den Fehler zu informieren, ist unvergleichlich besser als einen Fehlercode Stunden später anzuzeigen.
2. Rechnungsunabhängiges Erbschaftsdenken
Wird die Verknüpfung zwischen e-Quittung und e-Rechnung nicht hergestellt, erscheint die Differenz zwischen geliefert und in Rechnung gestellt nur in der Zählung.
3. "Wir werden später darüber nachdenken."
Das Dokument muss während der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist zugänglich sein. Der Versuch, es nach dem Übergang zu beheben, wird bei der ersten Inspektion ein Problem darstellen.
Bei korrekter Einrichtung ist e-Document Transit unsichtbar: Der Benutzer stellt die Rechnungen aus, der Rest wird von hinten erledigt.